اداره خدمات آموزشی و تحصیلات تکمیلی

 

ریاست اداره خدمات آموزشی و تحصیلات تکمیلی: علی اکبر زمندی

ایمیل: zmndi1372@ut.ac.ir

شماره های تماس: 36041017 - 36040760 - 021

نمابر: 36040760 - 021

 

مسئول دفتر: سمینه شاکرمی

داخلی: 101

ایمیل مسئول دفتر: s.shakarami@ut.ac.ir

 


 

سایر کارکنان:

نام و نام خانوادگی

(سمت)

ایمیل

شماره های تماس

 سمینه شاکرمی

(مسئول دفتر معاونت آموزشی و تحصیلات تکمیلی)

 s.shakarami@ut.ac.ir

36041017 - 36040760

(داخلی 101)

زهره پناهی زاده

(کارشناس امور هیات علمی و برنامه ریزی ترمی دروس)

  panahizadeh@ut.ac.ir

36041017 - 36040760

(داخلی 104)

       

اعظم ابوالحسنی

(مسئول مقطع تحصیلات تکمیلی رشته های علوم باغباني، علوم زراعي و اصلاح نباتات و علوم دام و طيور)

 aabolhasani@ut.ac.ir

36041017 - 36040760

(داخلی 106)

     

 نسرین اردستانی

(مسئول مقطع تحصیلات تکمیلی رشته های فني كشاورزي، مهندسی آبياري و زهكشي و حشره شناسي و بيماري‌هاي گياهي)

ardestani59@ut.ac.ir

36041017 - 36040760

(داخلی 107)

       

مریم نظری مقدم

(مسئول مقطع کارشناسی رشته های مکانیک ماشین های کشاورزی، علوم و مهندسی آب، مهندسی ماشین های صنایع غذایی و مهندسی مکانیک بیوسیستم)

 mnazarimoghadam@ut.ac.ir

36041017 - 36040760

(داخلی 109)

       

بهمن رزمفر

(مسئول مقطع کارشناسی رشته های علوم دامی، گیاهپزشکی، زراعت و علوم باغبانی)

B.razmfar@ut.ac.ir

36041017 - 36040760

(داخلی 108)

       

فاطمه السادات سجادی

(مسئول امور دروس و نمرات و کاربر سامانه جامع آموزش)

fsajadi@ut.ac.ir

36041017 - 36040760

(داخلی 105)

       

قوام الدین بیضایی

(متصدی تجهیزات آموزشی و امور کلاس ها)

beyzaei@ut.ac.ir

36041017 - 36040760

       

سعید کردبچه

(کمک کارشناس خدمات آموزشی و متصدی امور بایگانی)

-

36041017 - 36040760

(داخلی 114)

 


 

شرح وظایف

اداره خدمات آموزشی و تحصیلات تکمیلی از واحدهای زیرمجموعه معاونت آموزشی و تحصیلات تکمیلی پردیس می باشد که در دو حوزه مقاطع کارشناسی و تحصیلات تکمیلی (مقاطع کارشناسی ارشد و دکتری) مشغول انجام فعالیت در زمینه های ذیل می باشد:

 

شرح وظایف مسئول دفتر معاون آموزشی و تحصیلات تکمیلی

  • انجام امور دفتري و اداري معاون محترم آموزشي و تحصيلات تكميلي در رابطه با ارتباطات داخلي و دانشگاهي
  • دريافت مكاتبات واحدهاي مختلف پرديس و صدور ابلاغ كليه مكاتبات دستورات و نظرات معاون محترم آموزشي و تحصيلات تكميلي به واحدها
  • انجام هماهنگي در ملاقات هاي عمومي معاون محترم آموزشي و تحصيلات تكميلي با ارباب رجوع
  • هماهنگي در امور جاري دفتر
  • برنامه ريزي تقويم كاري روزانه معاونت محترم آموزشي
  • انجام هماهنگي هاي لازم با كليه معاونت ها و واحدهاي زيرمجموعه
  • برنامه ريزي در خصوص برگزاري جلسات مختلف حوزه معاونت آموزشی تحصیلات تکمیلی پردیس
  • ارجاع نامه ها و تهيه پاسخ نامه هاي واصله و ...
  • راهنمايي امور افراد مراجعه كننده به دفتر و ...
  • انجام ساير وظايف محوله از سوي معاون محترم آموزشي و تحصيلات تكميلي

 

شرح وظایف کارشناس امور هیات علمی و برنامه ریزی ترمی

1 - محاسبه و پرداخت حق التدریس و حق التحقیق اساتید داخلی و مدعو پردیس

2 - پی گیری امور مربوط به جلسات ترفیع، ارتقای و جذب اعضای هیات علمی

3 - انجام کلیه امور مربوط به ثبت دروس در هر نیمسال تحصیلی از قبیل:

4 - ارسال دروس پیشنهادی ترمی به گروه های آموزشی مربوطه

5 - بررسی و جمع آوری کلیه دروس پیشنهادی ارایه شده از سوی گروه های آموزشی جهت طرح و تصویب نهایی در شورای آموزشی پردیس

6 - تهیه جدول زمان بندی با ذکر ساعات و محل برگزاری و تاریخ امتحانی و استاد درس جهت انتخاب واحد دانشجویان

7 - ثبت دروس مذکور در سامانه با ذکر مشخصات ثبت شده در جدول زمانی ذکر شده بالا

8 - کنترل نوع درس از قبیل عمومی، اصلی، پایه اختصاصی و تعداد واحدها (این امر از امور مهم بوده چون در میزان شهریه پرداختی ... دانشجو بسیار مهم است که با سرفصل مصوب کاملا باید یکسان باشد)

9 - ثبت اکیپ های اضافی درخواستی اساتید دروس بر مطابق مقررات

10 - رفع اشکالات احتمالی دانشجویان حین حذف و اضافه

11 - کنترل رعایت پیش نیازها و هم نیازها در سامانه گلستان

12 - ارسال درخواست نامه رسمی به مدیریت برنامه ریزی دانشگاه جهت فعال سازی دروس جدید و ثبت و تعریف آنها در سامانه گلستان

13 - تعریف مشخصات پرسنلی و تحصیلی اساتید معرفی شده جدید و مدعوین در سامانه جهت اختصاص درس به نام آنها

14 - کنترل وضعیت ثبت نامی دانشجویان در دروس ارایه شده پس از زمان حذف و اضافه و حذف دروسی که تعداد ثبت نام کنندگان آنها کمتر از حد نصاب باشد (کارشناسی کمتر از 10 نفر، کارشناسی ارشد کمتر از 5 و دکتری کمتر از 3 نفر)

15 - پی گیری امور اداری مربوط به ایجاد رشته های جدید (بر حسب مورد)

 

شرح وظایف کارشناسان خدمات آموزشی و تحصیلات تکمیلی

1 - ثبت نام دانشجويان جديدالورود در مقاطع كارشناسي ارشد و دكتري (کنترل معدل، تاریخ فارغ التحصیلی، سهمیه ثبت نامی، با توجه به اینکه اخیرا حین ثبت نام در آزمون های ورودی کارشناسی، ارشد و دکترا کنترل نمی شود و اظهارات داوطلبین ملاک قرار می گیرد که این امر به عهده ادارات آموزش ها واگذار شده قبلا توسط سازمان سنجش کنترل می شد.)

2 - صدور درخواست معرفی نامه به پلیس +10 برای اخذ معافيت تحصیلی دانشجویان مشمول پسر و ثبت معافيت تحصیلی صادر شده توسط نیروی انتظامی براي دانشجويان پسر در سامانه گلستان

3 - صدور درخواست تاییدیه های تحصیلی مقاطع قبلی پذیرفته شدگان و پی گیری تا وصول آنها از دانشگاه ها یا اداره های آموزش و پرورش و ثبت شماره آنها در سامانه گلستان

4 - کنترل و رسيدگي به وضعيت تحصيلي دانشجويان با شرایط مختلف (ثبت نام نكرده مشروطی، اخراجی، انصرافی، انتقالي و ...) که دانشجوی بلاتکلیف در سامانه وجود نداشته باشد و طبق قوانین و مقررات در خصوص آخرین وضعیت تحصیلی آنان اقدام شده باشد، چون اختصاص وام تحصیلی، استفاده از ایمیل دانشگاهی، استفاده از کتابخانه و ورود به خوابگاه از طریق کارت چندمنظوره دانشجویی امکان پذیر شده که آنهم از طریق کنترل به موقع آخرین وضعیت تحصیلی هر فرد ممکن می شود.

5 - صدور اخطاریه های دانشجویان مشروط و اخراجی و ثبت آنها در سامانه گلستان

6 - كنترل مدارك ارایه شده شامل مشخصات فردي، سهميه ورودي (مناطق، مربي، رزمنده، بورسيه و آزاد) معدل و مدارك مقطع قبلی

7 - تهیه و ارسال درخواست ريزنمرات و گواهي فارغ‌التحصيلي از دانشگاه و مؤسسات آموزشی عالي جهت ادامه تحصيل به اداره کل خدمات آموزشی دانشگاه

8 - تهیه و ارسال درخواست تأئيديه تحصيلي (استعلام مدرک تحصیلی داوطلبین استخدام) از طرف وزارتخانه‌ها و سازمان هاي دولتي و خصوصي برحسب تقاضا

9 - صدور گواهي رتبه دانشجویان و فارغ التحصیلان متقاضی واجد شرایط

10 - تهيه كارنامه لاتين و فارسی غیررسمی باتوجه به درخواست دانشجویان مشغول به تحصیل

11 - پاسخگویي به سوالات، حضوری، تلفني ارباب رجوع (اعم از اعضای محترم هیات علمی، دانشجویان شاغل به تحصیل، فارغ التحصیلان سنوات گذشته و کلیه افرادی که به نحوی درخواست مربوطه آموزشی دارند.)

12 -  بررسی و کنترل وضعیت پرداخت های دانشجویان شهریه پرداز و در صورت لزوم صدور اخطار به دانشجویان بدهکار و یا جلوگیری از ادامه تحصیل اینگونه دانشجویان

13 - انجام كليه امور فارغ التحصيلان و ارسال گزارش هاي فارغ التحصیلی آنها به اداره کل خدمات آموزشی دانشگاه

14 - اعمال تغييرات نمرات دانشجويان در ترم هاي گذشته و جاري براساس مصوبات کمیته موارد خاص پردیس و دانشگاه

15 - اجراي مفاد آيين نامه ها و دستورالعمل هاي حاوي تسهيلات ويژه براي برگزيدگان علمي جهت ورود بدون آزمون و ادامه تحصيل در مقاطع تحصيلي مختلف در دانشگاه

16 - انجام امور مربوط به هدايت و حمايت از استعدادهاي درخشان

17 - تأیید صدور گواهی اشتغال به تحصیل ها از جمله گواهی خروج از کشور، نظام وظیفه، راهنمایی و رانندگی، گواهی معدل با تعداد واحدهای ذکر شده ...

18 - کنترل صحت اطلاعات و سوابق تحصیلی، پرسنلی دانشنامه صادر شده کلیه دانش آموختگان سنوات مختلف پردیس و عودت جهت امضای نهایی ریاست محترم دانشگاه

19 - پی گیری امور مربوط به دانشجویان متقاضی میهمانی و انتقال

20 - صدور گواهی موقت فارغ التحصیلی دانش آموختگان

21 - صدور ابطال معافیت تحصیلی دانشجویان مشمول

 

شرح وظایف کارشناسان تحصیلات تکمیلی

علاوه بر انجام کلیه امور مشترک مربوطه به کارشناسان، امور ویژه مربوط به بخش تحصیلات تکمیلی نیز به شرح ذیل می باشد:

1 - تهیه فهرست اسامی داوران داخلی پایان نامه های کارشناسی ارشد و دکترا به حسابداری پردیس جهت پرداخت حق داوری پایان نامه های مذکور

2 - صدور مجوز دفاع از پایان نامه در صورت داشتن شرایط لازم

3 - کنترل کلیه موارد ضروری آموزشی و پژوهشی پورپوزال های کارشناسی ارشد و رساله های دکترا و ارایه آنها به معاونت پژوهشی پردیس جهت طرح در شورای پردیس

4 - ثبت اساتید راهنما، مشاور و موضوع پایان نامه و رساله های در سامانه گلستان پس از تصویب در شورای پژوهشی

5 - دریافتی صورتجلسه و گواهی دفاع پس از برگزاری جلسه دفاع و ارسال به کاربر سامانه جهت ثبت نمره

6 - ارائه گواهی دفاع به دانشجو پس از کنترل فرم های مربوطه جهت چاپ وصحافی

7 - بررسی و کنترل شکلی پایان نامه و رساله های دکتری دفاع شده با صورتجلسات شورای پژوهشی که موضوع دفاع شده با موضوع تصویب شده مغایرت شکلی نداشته باشد و کنترل دقیق و تطابق آنها با سامانه گلستان در خصوص دانشجویان دفاع کرده جهت فارغ التحصیلی

8 - تهیه و تأیید استعلام اساتید راهنما و مشاور خارج از پردیس

9 - تهیه و تأیید ابلاغ و حکم اساتید راهنما و مشاور خارج از پردیس پس از وصول جواب استعلام از مراجع مربوطه

 

شرح وظایف کاربر سامانه جامعه و امور نمره ها

1 - پذیرش و انتخاب واحد دانشجویان - جدیدالورود و تأخیری انتقالی - مهمان خارج از بازه زمانی ثبت نام و نوبت دوم که جهت امکان نظارت و کنترل بالا دستی به عهده یک فرد واگذار می شود.

2 - ایجاد سرترم برای دانشجویان سنوات اضافه و شهریه دار

3 - ثبت مرخصی تحصیلی - محروم از تحصیل به علت عدم مراجعه - مشروطی - انتقالی - انصرافی و مهمان

4 - ثبت نمرات دروس پروژه، سمینار - جلسه بحث - پایان نامه - رساله دكتری و ثبت موردی نمرات اساتید مدعو

5 - ایجاد سرترم تابستانی – تعریف و ثبت نمرات دروس تابستانی و کارآموزی

6 - ایجاد دروس جدید در سامانه و درخواست فعال سازی درس - ثبت دروس پیش نیاز - هم نیاز هر درس

7 - كار با سطح دسترسی معاونت آموزشی، اصلاح ثبت نمره و حذف پزشكی - حذف مجاز دانشجویان شاهد و ایثارگر - انتقالی پذیرفته شده - نشده - معاف - مهمان

8 - اعمال تغییرات بر اساس صورتجلسه ها در مورد وضعیت دانشجویان، ثبت درس و نمره معرفی به استاد و تکدرس دانشجویان

9 - تأیید و قفل نمرات پس از ثبت نمرات اساتید، گزارش گیری نمرات اعلام نشده

10 - بررسی وضعیت ارزشیابی اساتید و دانشجویان و رفع مشکلات مربوطه از طریق پی گیری از مرکز انفورماتیک

11 - حذف و ایجاد شناسه اعضای هیأت علمی و اساتید مدعو                                                                 

12 - گزارش گیری نتیجه ارزشیابی اساتید مدعو

 

امور امتحانات

1 - آماده سازی کلاس ها برای برگزاری امتحان

2 - چاپ صورتجلسات امتحانی جهت کنترل اسامی و امضای آنها در جلسه امتحانی

3 - ارایه معرفی نامه به اعضای محترم هیأت علمی جهت تکثیر اوراق امتحانی توسط انتشارات پردیس

4 - اختصاص شماره صندلی برای هر یک دانشجویان برای هر یک از دروس امتحانی جهت استقرار دانشجویان در شماره صندلی اختصاص یافته تصادفی

5 - تهیه ابلاغیه ناظرین امتحانی برای هر یک از ناظرین امتحانی

6 - مشارکت پرسنل به عنوان ناظر امتحانی

7 - جمع آوری کلیه صورتجلسات امتحانی پس از برگزاری هر یک از امتحانات و نگهداری آنها در سوابق

8 - قفل نمرات کلیه دروس ثبت شده توسط اساتید محترم دروس

9 - ثبت موردی نمرات توسط کاربر این اداره بعد از اتمام مهلت قانونی ثبت نمرات که اساتید مجاز به ثبت نمره نمی باشند

10 - گزارش گیری از نمرات اعلام نشده بعد از مهلت ذکر شده و در صورت لزوم پی گیری جهت ارسال و ثبت نمرات مذکور از گروه ها و اساتید

 

امور مربوطه به متصدی کلاس ها

1 - آماده سازی کلاس ها، لوازم، تجهیزات آموزشی و باز و بسته نمودن به موقع درب کلاس ها و ...

2 - تهيه كليه لوازم تحرير براي كلاس ها و پرسنل معاونت محترم آموزشی و پي گیري امور تأسيساتي و فني براي ساختمان اداره آموزش و کلاس ها

3 - درخواست و تحويل کلیه لوازم خریداری شده و كالاهاي بهداشتي و شوينده و آموزشی براي ساختمان آموزش و مراقب و نگهداري و حفظ تجهيزات آموزشي

4 - پي گیري هرچه بيشتر در روند كيفيت برگزاری كلاس هاي تئوري و عملي